Wie digitale Marketingagenturen das Client-Onboarding optimieren

21.02.2026

Sandor Farkas

Co-founder & CTO

Expert in Software automation and client onboarding

Jeder zusätzliche Tag, den du mit dem Sammeln von Anmeldedaten, dem Einholen von Unterschriften und dem Erklären von Prozessen verbringst, schmälert die Begeisterung, die ein neuer Client nach der Unterzeichnung des Angebots verspürt. In einer Branche, in der Kampagnen innerhalb von Stunden starten können, können sich digitale Marketingagenturen ein schleppend verlaufendes Onboarding nicht leisten. Die gute Nachricht ist: Mit der richtigen Mischung aus Prozessdesign und speziell dafür entwickelter Technologie kannst du eine traditionell chaotische Übergabe in ein poliertes, umsatzsteigerndes Erlebnis verwandeln.

Warum der erste Eindruck mit dem Onboarding beginnt

Laut dem 2024 HubSpot Agency Benchmark Report führen 76 % der Clients, die in den ersten sechs Monaten abwandern, mangelhaftes Onboarding als Einflussfaktor an. Für digitale Marketingagenturen ist die Situation noch kritischer, da das Onboarding mehrere Datenquellen umfasst – von Google Ads-Zugriff bis zu Meta Business Manager-Berechtigungen – bevor überhaupt Abrechnungsarbeiten beginnen. Ein reibungsloses Kickoff erfüllt drei Funktionen:

• Verkürzt die Zeit bis zur ersten Kampagne und damit den Weg zu ROI für den Client und zur Umsatzanerkennung für die Agentur.

• Demonstriert operative Reife und schafft Vertrauen, dass du komplexe, mehrkanalige Projekte bewältigen kannst.

• Reduziert interne Notfalleinsätze durch fehlende Anmeldedaten oder verspätete Genehmigungen und gibt Teams die Freiheit, sich auf Strategie statt auf administrative Aufgaben zu konzentrieren.

Die typischen Hürden (und warum sie bestehen bleiben)

1. Tool-Vielfalt – Die meisten Engagements erfordern Zugriff auf fünf oder mehr Tools (Google Analytics, Ad Manager, Shopify, CRM, etc.). Jedes hat seinen eigenen Einladungsprozess und Berechtigungssatz.

2. Manuelle Anmeldedatenerfassung – PDFs oder Tabellen mit Passwörtern zu versenden ist nicht nur ineffizient, sondern führt auch zu Sicherheitsrisiken.

3. Fragmentierte Kommunikation – Onboarding-Details liegen oft verstreut in E-Mail-Threads, Slack-Nachrichten oder Ticket-Kommentaren, was es leicht macht, kritische Schritte zu übersehen.

4. Fehlende Markengestaltung – Ein generisches Erlebnis kann nach einer ausgefeilten Sales-Demo abrupt wirken und die Markenreputation, die du gerade aufgebaut hast, untermauern.

5. Compliance- und Sicherheitsbedenken – Bei verschärften Datenschutzbestimmungen kann ein unsachgemäßer Umgang mit Daten schnell zur rechtlichen Haftung werden.

Ein bewährtes Framework zur Optimierung des Client-Onboardings

1. Die Journey vor der Automatisierung abbilden

Starten mit einer Brainstorming-Session: Liste alle Berührungspunkte von der Vertragssignatur bis zum "Kampagne läuft live" auf. Gruppiere Aufgaben nach Funktion – Recht, Finanzen, Kreativ, Media Buying – und lege klare Verantwortungen fest. Sobald der Ablauf sichtbar ist, wird die Beseitigung von Redundanzen einfach.

2. Standardisiere die Informationserfassung

Digitale Formulare schlagen per E-Mail versandte Word-Dokumente jedes Mal. Tools wie Typeform oder Google Forms gewährleisten konsistente Datenerfassung und können Antworten direkt in dein Projektmanagementsystem übertragen. Verwende Conditional Logic, um nur Fragen anzuzeigen, die für die Dienstleistungen des Clients relevant sind.

3. Nutze rollenbasierte Zugriffe statt Passwortfreigaben

Das Gewähren von Benutzerzugriff hält dich konform mit Plattformrichtlinien und Datenschutzgesetzen. Single Sign-On (SSO) hilft, aber viele Ad-Plattformen erfordern immer noch manuelle Einladungen. Genau hier liefert eine spezialisierte Onboarding-Schicht überproportionale Erfolge.

4. Automatisiere repetitive Aufgaben mit Webhooks

Ob du Zapier, Make oder direkte API-Aufrufe nutzt: Verbinde Meilensteine, sodass beispielsweise ein unterzeichnetes Leistungsverzeichnis automatisch Rechnungserstellung und Client-Portal-Zugang auslöst.

5. Bilde den Client frühzeitig auf und befähige ihn

Kurze Loom-Videos, die erklären, wie man eine Analytics-Einladung annimmt oder einen Shopify-Shop verbindet, reduzieren den Hin- und Hergang. Lagere diese Ressourcen in einer zentralen Knowledge Base, auf die der Client jederzeit zugreifen kann.

Technologie-Checkliste für Agency-Onboarding

Warum eine dedizierte Schicht Flickschusterei schlägt

Während du Formulare, SSO-Skripte und Projekt-Aufgaben mit Klebeband zusammenfügen könntest, neigen Agenturen, die reibungslos skalieren, dazu, das Onboarding in einem einzigen, clientfreundlichen Portal zu zentralisieren. Connexify beispielsweise wurde speziell für Agenturen und Service-Provider entwickelt:

• One-Link-Onboarding bedeutet, dass Clients eine markierte URL erhalten, die sie Schritt für Schritt durch das Verbinden von Google, Meta, TikTok und mehr führt – keine separaten E-Mails erforderlich.

• White-Label-Optionen ermöglichen es dir, deine Markenstimme durchgehend zu bewahren und Professionalität zu verstärken.

• Anpassbare Berechtigungen stellen sicher, dass Clients nur den genauen Zugriff gewähren, den du angeben, und reduzieren das Risiko von Konten mit zu vielen Befugnissen.

• API- und Webhook-Integrationen übertragen abgeschlossene Schritte automatisch in dein CRM oder Slack, halten interne Teams in Echtzeit auf dem Laufenden.

Um den Unterschied zu sehen, vergleiche die manuelle und die automatisierte Zeitachse für einen mittelgroßen E-Commerce-Client:

| Aufgabe | Manueller Prozess | Mit Connexify || |---------|---------|----------| | NDA & MSA Unterschrift | 1 Tag | 30 Minuten | | Plattformzugriff (6 Tools) | 3–4 Tage Hin- und Hergang | Unter 1 Stunde über einen Link | | Kickoff-Call-Planung | 0,5 Tage | Automatisch geplant nach Schrittabschluss | | Gesamtzeit bis zum ersten Kampagnenbau | 1 Woche | Gleicher Tag |

Quelle: Interne Zeitstudie von Connexify-User-Agenturen, Q3 2025.

Realer Einblick: Agency Zenith reduziert Onboarding-Zeit um 80 %

Agency Zenith, ein 35-köpfiges Growth-Unternehmen in Austin, wickelte durchschnittlich 12 neue Retainer pro Monat ab. Jeder erforderte Zugriff auf mindestens acht Plattformen, und das Onboarding erstreckte sich routinemäßig über neun Geschäftstage. Nach der Implementierung von Connexify's One-Link-Workflow sank die mittlere Onboarding-Zeit auf unter zwei Tage und die Client-Zufriedenheitswerte bei Post-Kickoff-Umfragen sprangen von 8,1 auf 9,4.

"Clients pflegten zu sagen: 'Lass mich wissen, ob du noch etwas brauchst.' Jetzt sagen sie: 'Wow, das war einfach.' Es ist eine subtile Verschiebung, aber sie setzt den Ton für das gesamte Engagement."
— Maya Rodriguez, Director of Client Success, Agency Zenith

Erfolg messen: KPIs, die zählen

• Time to First Value (TTFV) – Verfolge die Stunden zwischen Vertragssignatur und der ersten Kampagne oder dem ersten Deliverable. Kürzeres TTFV korreliert mit höherer Kundenbindung.

• Anmeldedaten-Fehlerquote – Prozentsatz der Zugangsanfragen, die aufgrund falscher Berechtigungen überarbeitet werden müssen.

• NPS nach Kickoff – Eine einfache Ein-Frage-Umfrage, die 24 Stunden nach Abschluss des Onboardings gesendet wird.

• Eingesparte interne Stunden – Protokolliere den Unterschied in der Mitarbeiterzeit vor und nach der Automatisierung, um den operativen ROI zu quantifizieren.

Erste Schritte: Von der Theorie zur Praxis

1. Überprüfe deinen aktuellen Prozess – Dokumentiere alle Berührungspunkte und rechne die Gesamtstunden zusammen.

2. Priorisiere die größten Engpässe – Für die meisten Agenturen sind es Plattformzugriff und repetitive Dateneingabe.

3. Pilotiere ein dediziertes Onboarding-Tool – Connexify bietet eine kostenlose 14-Tage-Testversion, mit der du leicht gegen deinen Status Quo benchmarken kannst. Erkunde die vollständige Feature-Liste unter connexify.io/features.

4. Iteriere mit Client-Feedback – Nutze Umfragedaten, um Schritte, Sprache und Branding zu verfeinern.

5. Skaliere mit Integrationen – Sobald der Kernablauf funktioniert, verbinde dein CRM, Abrechnungsplattform und Slack-Kanäle mit Connexify's Webhooks oder API.

Der Wettbewerbsvorteil eines reibungslosen Starts

2025, wo Performance-Marketing-Taktiken über Nacht kopiert werden können, ist der Prozess einer der wenigen nachhaltigen Differenzierungsfaktoren für Agenturen. Ein poliertes, müheloses Onboarding signalisiert, dass du die Zeit des Clients genauso schätzt wie sein Budget und setzt einen kooperativen Ton, während du die Ergebnisse beschleunigst. Durch die Kombination eines dokumentierten Frameworks mit speziell dafür entwickelter Technologie können digitale Marketingagenturen das Onboarding von einem Cost Center zu einem Client-erfreuden Asset umwandeln.

Bereit zu sehen, wie ein gleichzeitiges Kickoff aussieht? Buche eine personalisierte Demo der One-Link-Onboarding-Erfahrung von Connexify unter https://calendly.com/connexify/15min und beginne, neue Deals in aktive Kampagnen umzuwandeln – ohne Engpässe.