Social Media Agency Onboarding: A Step-by-Step Playbook
27.02.2026
Als je een social media agency runt, is onboarding het moment waarop je clientvertrouwen, tijdlijnen en ROI wint of verliest. Deze stap-voor-stap playbook laat je zien hoe je de opstellingstijd van dagen naar minuten verkort, toegangsfouten vermindert en campagnes met vertrouwen lanceert. Het combineert processen en governance met de praktische checklists die je team vandaag nodig heeft, zodat je volgende clientoverdracht naadloos voelt in plaats van chaotisch.
Wat succes betekent voor social media agency onboarding
Vóórdat je begint met de playbook, definieer je resultaten en SLA's die de toon zetten voor uitvoering en clientvertrouwen.
- Tijd tot geverifieerde toegang, onder de 24 tot 48 uur voor alle platforms in scope
- Tijd tot eerste live post of advertentie, onder de 72 uur voor minstens één kanaal
- Foutpercentage op toestemmingen, onder de 2 procent van clients die een tweede verzoek nodig hebben
- Beveiligingsbasislijn, 100 procent van de gebruikers benoemd, 2FA ingeschakeld, least privilege
- Clientzichtbaarheid, een gebrande ervaring en één link die de journey begeleidt
The S.O.C.I.A.L. Onboarding Playbook
Dit framework standaardiseert je intake en versnelt time to value zonder veiligheid in te leveren.
Stap 1: Scope en succescriteria
Bevestig doelstellingen, kanalen en beperkingen schriftelijk voordat je één toestemming verzamelt.
- Doelstellingen, welke resultaten de klant in de eerste 30, 60 en 90 dagen verwacht
- Kanalen in scope, organisch, betaald of beide, en welke platforms go, hold of out zijn
- Meetplan, conversiedefinities, UTMs, primaire events om bij te houden
- Budget en goedkeuringscadence, uitgavengrenzen en wie creative en campagnes goedkeurt
- Content operationeel model, wie assets produceert, vereiste formaten, review SLA's
- Risk en compliance items, sectoren met openbaarmakingsvereisten of advertentiecategoriebeperkingen
Warom het belangrijk is: strakke scoping voorkomt werk halverwege onboarding en vermindert later toestemmingsverlies.
Hoe Connexify helpt: stuur één gebrande link die scope-notities naast toegang vastlegt en goedgekeurde details via API en webhook integraties naar je PM of CRM routeert.
Stap 2: Eigenaarschap en toegang
Pas een client-owns-assets model toe met partner of useraccess voor je agency. Dit beschermt het bedrijf van de klant en beperkt je aansprakelijkheid terwijl je workflows snel blijven.
- Gebruik benoemde logins, deel nooit persoonlijke wachtwoorden en vereisen 2FA
- Vraag alleen de mogelijkheden die je scope vereist, vermijd globale admins tenzij nodig
- Leg asset ID's vast en bevestig welke business entity wat bezit
- Controleer elke toestemming live, wacht niet tot na de kickoff
Hieronder volgt een snelle referentie om teams af te stemmen op de minimale mogelijkheden die doorgaans vereist zijn. Exacte rolnamen verschillen per platform, dus behandel dit als een op principes gebaseerde gids.
| Platform | Assets om te verbinden | Minimale mogelijkheid voor meeste engagements | Niet standaard aanvragen || |----------|-------------------|-----------------------------------------|-----------------------------| | Meta (Facebook en Instagram) | Business entity, Page, Ad Account, Pixel of Conversions API, Catalog indien van toepassing | Mogelijkheid om campagnes te maken en beheren, page insights lezen, pixel events weergeven | Business level admin, billing admin, user management | | TikTok | Business Center of Ads account, Pixel of Events API | Campagnes maken en beheren, pixel data weergeven | Eigendomsoverdracht, full admin op Business Center | | LinkedIn | Campaign account, Company Page permissions indien nodig | Campagnebeheer en rapportage, mogelijkheid om page content te sponsoren | Super admin op de Company Page | | Pinterest | Business account, Ad account, Tag, Catalog indien van toepassing | Campagnebeheer en analytics | Account eigenaarschap of billing admin | | X (Twitter) | Ads account access, Website tag indien gebruikt | Campagnebeheer en rapportage | Global admin of account eigenaarschap | | YouTube en Google Ads indien gebruikt voor social video | Channel permissions voor creative access, Google Ads account voor distributie | Campagnebeheer en analytics weergeven | Channel eigendomsoverdracht |
Hoe Connexify helpt: je klant klikt op één gebrande link, authenticateert elk platform, selecteert de scoped permissions die je vooraf hebt geconfigureerd en je volgt de voltooiing in een gebruiksvriendelijk dashboard. Geen installatie vereist.
Stap 3: Naleving en veiligheid
Bouw veiligheid in onboarding in, niet erna. Dit beschermt je klant en je reputatie.
- Twee-factor authenticatie op alle zakelijke accounts, afgedwongen voordat toegang wordt verleend
- Benoemde gebruikersaccounts, mogelijkheid om in te trekken bij offboarding
- Least privilege per servicepakket, verhoog alleen wanneer een taak dit vereist
- Dataafhandeling, gevoelige bestanden en inloggegevens gaan via beveiligde intake, niet e-mail
- Juridisch en beleid, contentrechten, UGC releases, sectordisclosures en brand safety regels
Hoe Connexify helpt: één-link intake centraliseert goedkeuringen, scopes en toestemmingslogs, zodat je kunt controleren wie wat en wanneer ontving.
Stap 4: Integraties en instrumentatie
Installeer meet- en samenwerkingsfundamenten tijdens onboarding, anders beleef je dezelfde blockers tijdens optimalisatie.
- Tracking, UTMs, pixels, events APIs en server side signals waar gepast
- CRM en lead routing, zorg ervoor dat social leads in de juiste pipeline terechtkomen met juiste velden
- Social inbox en community tooling, definieer response SLA's en escalatiepadens
- Creative repositories, gedeelde folders met naamgevingsconventies en versiecontrole
- Reporting layer, dashboards scoped op de eerste 30 dagen zodat je vroege waarde kunt bewijzen
Hoe Connexify helpt: push gestructureerde onboarding data naar je PM tool of CRM via webhooks zodat taken automatisch worden gemaakt wanneer een klant elke stap voltooit.
Stap 5: Assets en goedkeuringen
Verzamel alles wat je in staat stelt om te posten en promoten zonder te wachten op e-maildraden.
- Brand kit, logo's, kleuren, lettertypen, voice and tone notes, wel en niet voorbeelden
- Content pillars en constraints, wat is in of uit, gevoelige onderwerpen en claims die je moet vermijden
- Creative specs per kanaal, korte video, afbeelding, carousels, story formats en copy limits
- Juridische goedkeuringen, disclaimer taal, product of pricing gevoeligheden
- Community regels, moderatiebeleid en geblokkeerde termen
Hoe Connexify helpt: bied een gebrande, white label onboarding ervaring waarin clients assets uploaden en beleidsregels goedkeuren binnen dezelfde flow.
Stap 6: Launch en leren
Wacht niet op perfectie. Zend de eerste stukken uit, valideer tracking en schaal dan op.
- Activeer één ad set of publiceer één post op minstens één platform binnen 72 uur
- Valideer pixels en events, bevestig attribution tags op eerste traffic
- Deel een day 3 status update, wins, blockers en volgende stappen
- Stel je wekelijkse communicatiecadence vast met een kort agenda en duidelijke eigenaren
Hoe Connexify helpt: het dashboard bevestigt dat alle vereiste toegang beschikbaar is, zodat je launch checklist een korte, gerichte sprint is.
Een 48-uurse launchplan dat je team kan hergebruiken
Dag 1 ochtend, preflight. Bevestig scope, controleer de onboarding portal op ontbrekende toestemmingen en zorg ervoor dat de 2FA-status er goed uitziet. Maak een minimalistisch reporting view gekoppeld aan de top één of twee KPI's.
Dag 1 middag, creative uit. Publiceer de eerste organische post of lanceer een low budget test campaign op het primaire platform. Controleer of tracking, events en UTMs zichtbaar zijn in analytics. Documenteer alles wat clientinvoer nodig heeft en stuur een beknopte lijst.
Dag 2 ochtend, schaal en stabiliseer. Breid uit naar het tweede platform of het volgende audience cohort. QA alle links en laadtijden. Controleer moderatieregels en reacties op veel gestelde vragen.
Dag 2 middag, communiceer. Stuur een update van twee paragrafen die voortgang toont, bevestigt dat governance op zijn plaats is en de volgende 7 dagen vooruitkijkt.
Je klant bericht, copy die je kunt aanpassen
Kickoff bevestiging: "Je onboarding is live. We hebben beveiligde toegang tot de platforms in scope geverifieerd en het eerste test asset gepubliceerd. Tracking is bevestigd en we monitoren performance. Hieronder staan de volgende stappen en goedkeuringen die we nodig hebben om momentum te behouden."
Zachte herinnering: "Snel herinnering, we wachten op twee goedkeuringen, het community beleid en de LinkedIn campaign seat. Zodra die binnen zijn, duwen we je eerste creative set vandaag naar LinkedIn. Als het helpt, kunnen we een 10 minuten gesprek bellen om het samen af te ronden."
Verticale nuances die je moet overwegen
Gereglementeerde en gevoelige categorieën, financiën, gezondheid, huisvesting, politiek en alcohol vereisen extra openbaarmakingen en strengere goedkeuringswerkstromen. Bouw die controleposten in je onboarding formulier in en vraag alleen de toegang aan die nodig is om binnen de regels te opereren.
Multi-locatie en franchise modellen, plan voor afzonderlijke ad accounts of locatieniveau budgetten en rapportage. Verduidelijk wat centraal versus lokaal wordt beheerd voordat je platform toestemmingen aanvraagt.
Internationaal en meertalig, leg talen, regionale assets en juridische vereisten per markt vast. Ga niet ervan uit dat één business entity alle assets in alle regio's bezit.
Reis en toerisme, community building en partner campagnes zijn kern. Voor een industrie-specifiek perspectief, dit artikel legt uit hoe social channels een reisburo kunnen boosten, inclusief zichtbaarheid, retentie en influencer collaboratie ideeën die goed vertalen naar onboarding content plannen.
Governance en offboarding, bescherm beide zijden
- Driemaandelijkse toegangsaudits, controleer benoemde gebruikers en trek verouderde toegang in
- Gedocumenteerde offboarding, verwijder platform toestemmingen snel en archiveer creative en data per contract
- Incident response plan, definieer wie je moet contacteren en wat je moet opnemen als accounts worden gemarkeerd of uitgeschakeld
- Billing en spend guardrails, scheiding van billing rollen van campagnebeheer waar mogelijk
Je onboarding runbook, in één oogopslag
Gebruik dit overzicht om teams af te stemmen op deliverables, eigenaren en SLA's.
| Stap | Deliverable | Primaire eigenaar | SLA |
|---|---|---|---|
| Scope | Geschreven scope met KPI's en kanalen | Account lead | Dag 0 |
| Eigenaarschap | Benoemde gebruikers, 2FA, least privilege set | Client met agency guidance | Dag 1 |
| Naleving | Ondertekende beleidsregels, contentrechten, data regels | Client juridisch of marketing ops | Dag 1 |
| Integraties | Pixels, UTMs, CRM routing, reporting view | Media en analytics | Dag 1 tot 2 |
| Assets | Brand kit en eerste creative set goedgekeurd | Client creative lead | Dag 1 tot 2 |
| Launch | Eerste post of ad live, tracking geverifieerd | Media of social manager | Binnen 72 uur |
Metrics om je onboarding programma te beheren
- Completion rate binnen 48 uur, doel 80 procent of beter voor standaard packages
- Tijd tot eerste impression of post, mediane onder 72 uur
- Rework rate op toestemmingen, onder 2 procent
- Audit pass rate, 100 procent van nieuwe clients voldoet aan 2FA en least privilege
- Client tevredenheid na onboarding, CSAT 4.5 van 5 of hoger
Waar een dedicated onboarding layer past
Je kunt e-mails, PDF's en platformspecifieke instructies bij elkaar zetten, of je kunt clients één gebrande link geven die toestemmingen, asset uploads, goedkeuringen en live verificatie op één plek afhandelt. Dat is het verschil tussen handmatige onboarding en een herhaalbaar systeem.
Connexify centraliseert je onboarding flow, het biedt gebrande one link client onboarding, ondersteunt meerdere platforms in één ervaring, laat je aanpasbare toestemmingen vooraf configureren en biedt white label opties als je alles clientgericht op je merk wilt. Je krijgt een gebruiksvriendelijk dashboard voor status en verificatie, veilige dataafhandeling, API en webhook integraties naar je PM en CRM, geen installatie vereist, plus een 14-daagse gratis trial zodat je het op je volgende klant kunt testen.
Veelgestelde vragen
Wat moet een social media onboarding formulier bevatten? Scope en doelstellingen, benoemde contacten en goedkeuringen, platform toegang per rol, tracking voorkeur, brand assets, community en escalatie regels, en eventuele juridische of compliance constraints.
Hoe lang moet onboarding duren voor een standaard engagement? Met een duidelijke scope en de juiste tooling zou je geverifieerde toegang binnen 24 tot 48 uur moeten bereiken en een eerste post of advertentie binnen 72 uur moeten verzenden.
Welke toestemmingen hebben agencies werkelijk nodig? Vraag de minimale mogelijkheid om het scoped work af te leveren, meestal campagne creatie en rapportage plus pixel of events zichtbaarheid. Vermijd bedrijfsbrede admin of billing aanvragen tenzij je contract dit vereist.
Hoe gaan we om met clients die wachtwoorden willen delen? Accepteer niet gedeelde wachtwoorden. Vraag om benoemde useraccess met 2FA. Dit is veiliger voor de klant en veiliger voor je agency.
Wat als de klant vast zit in de Meta of ander platform interface? Bied aan om toegang live af te ronden op een kort gesprek en bied een one link flow die ze stap voor stap begeleidt. Hou een eenvoudige checklist die elk asset na het gesprek verifieert.
Hoe bewijzen we onboarding waarde aan clients die alleen om resultaten geven? Publiceer een day 3 status update met bewijs, geverifieerde toegangslijst, tracking bevestigd, eerste impression of post live, en het plan voor de volgende zeven dagen. Koppel elke stap aan hun KPI's.
Lanceer sneller, bewijs waarde eerder
Je team heeft niet meer e-maildraden of screenshots nodig. Je hebt een gebrande, beveiligde weg die clients van ja naar live in uren brengt. Zie hoe een one link onboarding ervaring je setup kunt comprimeren en je governance beschermen. Start je 14-daagse gratis trial of boek een kort demo bij Connexify, voer dan deze playbook op je volgende klant uit en meet de lift in snelheid, tevredenheid en retentie.